Zálohové faktury

1. Zálohová faktura

Zálohová faktura se vystavuje na zboží a služby, za které požadujete zaplatit před uskutečněním samotného prodeje, resp. poskytnutí služby.

• V poli Forma úhrady se zadává forma, kterou má být za fakturu zaplaceno. Na novém dokladu se jako výchozí forma úhrady nastaví forma uvedená v agendě Nastavení dokladů v poli Forma úhrady v ostatních agendách. Zvolením formy úhrady Hotově se změní datum splatnosti dle data vystavení.

• Položku lze na doklad zadat přímým zápisem nebo výběrem položky z ceníku. Přímo z dokladu je také možné do ceníku přidat novou položku. Detailní informace k práci s položkou na dokladu jsou uvedeny na stránce Položky dokladu.

  Zálohové faktury nevytváří skladový pohyb, a proto je možné do dokladu vkládat skladové zásoby bez ohledu na evidenční stav a nastavení volby Vyskladňovat do minusu.

• Bližší informace o tom, jak na doklad vložit odběratele, resp. jak aktualizovat údaje o odběrateli na dokladu, se dočtete v odběratele, resp. jak aktualizovat údaje o odběrateli na dokladu, se dočtete v kapitole Práce s adresou na dokladu, uvedené v popisu agendy Adresář. Kromě fakturační adresy je možné na zálohové faktuře uvést také dodací adresu.

• Po zaplacení faktury odběratelem je nutné u zálohové faktury zaevidovat její úhradu. K neuhrazeným fakturám můžete vystavit odběrateli upomínku k zaplacení.

• Jakmile je záloha zaplacena může dojít k jejímu vyúčtování. Přesný postup zúčtování přijaté zálohy ve vydané faktuře je popsán v kapitole Vyúčtování zálohové faktury. To, zda bude vyúčtování provedeno v aplikaci mPOHODA nebo v programu POHODA je závislé na nastavení Vyúčtování přijaté zálohy. Výchozí nastavení je možné na zálohové faktuře změnit.

• Vytvoření zálohové faktury v cizí měně a popis práce s cizí měnou v aplikaci mPOHODA je uveden v kapitole Cizí měna.

• Vztahuje-li se na zboží nebo služby režim přenesené daňové povinnosti, nastavte u dané položky typ DPH Bez DPH a sazbu DPH 0 %.

• Popis základních funkcí pro vytvoření nového záznamu, uložení záznamu, smazání, zaokrouhlení dokladu apod. jsou popsány v kapitole Obecné funkce.

2. Záložky

Úhrady

Úhrady faktury se zaznamenávají na záložce Úhrady.

Způsoby vytvoření úhrady zálohové faktury jsou popsány v kapitole Úhrada zálohové faktury.

Nad seznamem úhrad se zobrazuje zbývající částka k úhradě.

Poznámky

Poznámky slouží k uvedení doplňujících údajů souvisejících s vytvořenou zálohovou fakturou. Poznámka se synchronizací přenáší spolu se zálohovou fakturou do programu POHODA.

Poznámka zapsaná v první části se zobrazuje na tiskové sestavě Zálohová faktura. Poznámka interní je určena k zaznamenání doplňujících údajů sloužících pro vnitřní potřeby firmy.

Doklady

Na záložce Doklady je uveden odkaz na příjmový pokladní doklad, v případě úhrady faktury v hotovosti. Po vyúčtování přijaté zálohy je zde uveden odkaz na zúčtovací vydanou fakturu.

V záhlaví záložky se zobrazuje počet dokladů, na které má doklad vazbu.

Upomínky

Na záložce Upomínky jsou uvedeny upomínky vystavené k dané zálohové faktuře.

Způsob vytvoření jednotlivých upomínek je popsán v kapitole Upomínky k fakturám v prodlení.

Historie

Na záložce Historie je zobrazen přehled událostí týkajících se zvoleného záznamu. Tedy kdy byl záznam vytvořen, kdo jej editoval, kdy byl synchronizován.

3. Úhrada zálohové faktury

Úhradu zálohové faktury lze provést několika způsoby. Každá úhrada má vliv na celkový stav úhrady faktury, který je barevně rozlišován. Tento stav je vidět v seznamu faktur a na záložce Úhrady.

Přehled stavů úhrady faktury

Ikona	Název stavu	Popis
	Faktura po splatnosti	Nezaplacená faktura, u níž už vypršel termín splatnosti.
	Neuhrazená faktura	Faktura, která není plně uhrazena a zároveň ještě nevypršel termín splatnosti.
	Uhrazená faktura	Faktura byla plně uhrazena.

Rozlišujeme tři typy úhrad:

• úhradu příjmovým pokladním dokladem

• úhradu bez vazby na hradící doklad

• úhradu vytvořenou synchronizací s programem POHODA

U zálohové faktury nelze zadávat částečné likvidace faktury.

Úhrada faktury provedená v agendě Pokladní doklady

Příjmový pokladní doklad s položkou likvidace zálohové faktury lze vytvořit přímo v agendě Pokladní doklady.

Přesný postup přenosu zálohové faktury na příjmový pokladní doklad je uveden v nápovědě pro pokladní doklady v kapitole Úhrada faktury příjmovým pokladním dokladem.

Odkaz na hradící příjmový pokladní doklad je uveden na záložce Úhrady v poli Číslo dokladu.

Tuto úhradu nelze na záložce Úhrady editovat (lze pouze uvést poznámku) ani smazat. Odstranění úhrady je nutné provést smazáním příjmového pokladního dokladu, resp. příslušné položky příjmového pokladního dokladu.

V aplikaci mPOHODA nelze provádět úhrady zálohových faktur v cizí měně pokladním dokladem.

Úhrada vyvolaná ze zálohové faktury

Přímo ze zálohové faktury je možné vytvořit úhradu příjmovým pokladním dokladem nebo úhradu bez vazby na hradící doklad.

Oba způsoby provedení likvidace zálohové faktury lze vyvolat na záložce Úhrady nebo ze seznamu zálohových faktur.

Kliknutím na ikonu indikující stav úhrady v seznamu faktur se zobrazí dialogové okno Úhrada faktury, ve kterém zvolte požadovaný způsob provedení úhrady.

• úhrada příjmovým pokladním dokladem

  • Likvidaci zálohové faktury příjmovým pokladním dokladem vyvoláte ze záložky Úhrady povelem Uhradit pokladním dokladem.

    

  • Na dialogovém okně Úhrada faktury zvolte povel Uhradit pokladním dokladem.

  • V obou případech se v agendě Pokladní doklady založí nový příjmový pokladní doklad, s datem platby rovno aktuálnímu dni, na který je vložena zvolená zálohová faktura. Příjmový pokladní doklad zkontrolujte a proveďte jeho uložení.

  Povel Uhradit pokladním dokladem není dostupný u zálohové faktury v cizí měně.

  Pokladní doklad lze k zálohové faktuře vystavit také při uložení povelem Uložit a vystavit pokladní doklad, který je dostupný ve variantě mPOHODA Pro .

• úhrada bez vazby na hradící doklad

  • Úhradou bez vazby na hradící doklad se u likvidované zálohové faktury vytvoří úhrada, kterou je faktura plně zlikvidována. Datum úhrady je nastaveno na aktuální den, ale je možné jej upravit. Tato úhrada nemá vazbu na jiný doklad.

  • Povelem Přidat úhradu se na záložce Úhrady vytvoří nový záznam úhrady. Před jeho uložením můžete upravit datum provedení úhrady. Částku nelze měnit.

    

  • Zvolením povelu Uhradit na dialogovém okně Úhrada faktury se vytvořená úhrada zálohové faktury automaticky uloží. Datum úhrady změníte na záložce Úhrady.

  • Úhradu bez vazby na hradící doklad lze smazat na záložce Úhrady prostřednictvím povelu Odstranit.

  • Přidání úhrady, její odstranění, změna data úhrady i další úpravy prováděné na záložce Úhrady je třeba potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit.

  • Úhrada bez vazby na hradící doklad se zadává v případě, kdy je zálohová faktura uhrazena jiným způsobem, než příjmovým pokladním dokladem (například převodem na bankovní účet).

  Úhrady bez vazby na hradící doklady se synchronizují do programu POHODA, rel. 13400, resp. jeho nejnovějších aktualizací. Do starší verze programu POHODA se nepřenášejí. Pokud využíváte úhrady bez vazby pro zaznamenávání převodu peněz na bankovní účet, doporučujeme úhradu v bance učinit v programu POHODA, rel. 13400 (nebo novější verzi), odkud se synchronizací údajů likvidace přenese také do aplikace mPOHODA.

Přenos úhrad z programu POHODA

Je-li v agendě Nastavení dokladů aktivní volba Synchronizovat i úhrady bez vazby do programu POHODA, pak se úhrada bez vazby uvedená v aplikaci mPOHODA pošle do programu POHODA, kde také dojde k likvidaci faktury bez vazby na hradící doklad.

Pokud byla synchronizovaná zálohová faktura v programu POHODA uhrazena, seznam likvidací uvedených na záložce Likvidace se pak přenáší další synchronizací zpět do aplikace mPOHODA, kde se tyto údaje zobrazují na záložce Úhrady.

Úhrady, které se posílají z programu POHODA se vždy porovnají s existujícími úhradami v aplikaci mPOHODA a v případě shody se provede jejich aktualizace podle stavu v programu POHODA.

V případě aktualizace úhrad pokladním dokladem, který byl vytvořen v aplikaci mPOHODA, se ponechá stav vzniklý v aplikaci mPOHODA.

V případě částečné úhrady zálohové faktury v programu POHODA se tato úhrada nepřenese do aplikace mPOHODA, jelikož aplikace nepodporuje částečné úhrady zálohových faktur. Zálohová faktura v aplikaci mPOHODA může být hrazena jen plnou částkou dokladu.

Funkčnost přenosu úhrad z programu POHODA se vztahuje na případ, kdy se synchronizace spouští z programu POHODA, rel. 13400, resp. jeho nejnovějších aktualizací.

Přenos zbývající částky k úhradě z programu POHODA

Je-li v agendě Nastavení dokladů aktuálně nastavena volba Nesynchronizovat úhrady bez vazby do programu POHODA, pak se úhrady bez vazby uvedené v aplikaci mPOHODA neimportují do programu POHODA a zároveň se z programu POHODA nepřijímají záznamy o konkrétních likvidacích. Systém však porovnává částku zbývající na faktuře k úhradě v aplikaci a v programu a vytváří případně tzv. dorovnávací úhradu.

Je-li zálohová faktura v aplikaci mPOHODA evidována stále jako neuhrazená, vytvoří se v aplikaci mPOHODA u faktury úhrada dorovnávající stav na částku k úhradě evidovanou v programu POHODA.

Budou-li v programu POHODA prováděny částečné úhrady zálohové faktury, dorovnávající úhrada se v aplikaci mPOHODA vytvoří až po plné úhradě zálohové faktury.

V aplikaci mPOHODA byla vystavena faktura znějící na částku 5 000,-. Uživatel provedl synchronizaci a následně v programu POHODA zaevidoval úhradu ve výši 5 000,- převodem na účet. Při příští synchronizaci systém do aplikace mPOHODA odešle informaci, že u faktury je evidována zbývající částka k likvidaci ve výši 0,-. Jelikož v aplikaci mPOHODA je hodnota k úhradě rovna 5 000,-, vytvoří systém dorovnávající úhradu ve výši 5 000,-. V obou systémech pak bude faktura plně uhrazena.

Výše popsaná funkčnost se vztahuje na případ, kdy se synchronizace dat spouští ve verzi programu POHODA, rel. 13400, resp. jeho nejnovějších aktualizací a volba pro synchronizaci úhrad v agendě Nastavení dokladů je vypnutá. Stejné chování se týká i synchronizace dat se starší verzí programu POHODA než je rel. 13400, kdy se však na volbu v agendě Nastavení dokladů nebere ohled a vždy se provádí pouze porovnání zbývajících částek k úhradě.

4. Vystavení daňového dokladu

Videonávod: Jak v aplikaci mPOHODA vytvořit daňový doklad k zálohové faktuře?

Dle zákona o DPH je nutné do 15 dnů od přijetí úhrady zálohové faktury vystavit daňový doklad. V případě, že plátce DPH v této lhůtě neprovede vyúčtování zálohy ve vydané faktuře, je povinnen k přijaté platbě odběrateli vystavit doklad o zaplacení a odvést z něj daň z přidané hodnoty. Tento doklad se vystavuje do agendy Daňové doklady.

5. Vyúčtování zálohové faktury

Po zaevidování úhrady zálohové faktury, resp. vystavení daňového dokladu, se provádí vyúčtování zálohy vydanou fakturou. To, zda bude vyúčtování provedeno v aplikaci mPOHODA nebo v programu POHODA je závislé na nastavení Vyúčtování přijaté zálohy.

Způsob vyúčtování zálohové faktury

Vyúčtování přijaté zálohy je třeba provést buď přímo v aplikaci mPOHODA nebo až v programu POHODA.

Vámi nejčastěji používaný způsob vyúčtování si můžete nastavit jako výchozí v agendě Nastavení dokladů. Tato informace se přenáší na vystavenou zálohovou fakturu a na jejím základě je pak povoleno nebo zakázáno provedení vyúčtování zálohy v aplikaci mPOHODA.

• vyúčtování zálohy v aplikaci mPOHODA

  • Je-li povoleno provedení vyúčtování zálohy v aplikaci mPOHODA, pak lze dle níže uvedených postupů provést odpočet zálohové faktury ve vydané faktuře.

  • Kliknutím na ikonu Vyúčtování zálohy se provede v aplikaci mPOHODA přepnete způsob vyúčtování do režimu vyúčtování provedeného v programu POHODA.

  • Změna způsobu vyúčtování je možná pouze v případě, že zálohová faktura nebyla ještě v aplikaci mPOHODA vyúčtována.

• vyúčtování zálohy v programu POHODA

  • Pokud je u zálohové faktury nastaveno Vyúčtování zálohy se provede v programu POHODA, pak nelze v aplikaci mPOHODA k zálohové faktuře vytvořit zúčtovací vydanou fakturu. Vyúčtování zálohové faktury je třeba provést v programu POHODA.

Vyúčtování zálohové faktury vyvolané ze zálohové faktury

• Zvolením povelu Vytvořit vydanou fakturu s odpočtem zálohy vyvoláte pokyn k uplatnění přijaté zálohy ve vydané faktuře.

• Povel je dostupný na detailu zálohové faktury (ikona ) nebo v seznamu zálohových faktur (ikona ).

  Povel pro vyúčtování zálohy není uveden na zálohové faktuře v cizí měně.

• Do nové vydané faktury se vloží položky uvedené na zálohové faktuře a zároveň se vytvoří položka Uhrazená záloha v částce odpovídající přijaté záloze, resp. se vloží položky z daňového dokladu.

  Položku Uhrazená záloha nelze editovat a mazat. Pro její odstranění je nutné smazat celou vydanou fakturu. Aplikace mPOHODA neumožňuje provádět částečná vyúčtování zálohových faktur.

• Zúčtovací vydanou fakturu zkontrolujte a uložte.

• Částku odpočtu zálohy nelze editovat - aplikace mPOHODA neumožňuje provádět částečná vyúčtování zálohových faktur.

• Provedením odpočtu se na vydanou fakturu automaticky vloží forma úhrady Zálohová faktura.

• Zálohová faktura je se zúčtovací vydanou fakturou provázána přes záložku Doklady.

• Po provedení vyúčtování zálohy nelze upravovat ani mazat úhrady zálohové faktury.

• Synchronizací vydané faktury s programem POHODA dojde k provedení odpočtu zálohové faktury také na straně programu POHODA.

Vyúčtování zálohové faktury provedené v agendě Vydané faktury

Odpočet zálohové faktury lze vyvolat také v agendě Vydané faktury. Postup provedení vyúčtování ve vydané faktuře je uveden na stránce Vydané faktury.

6. Upomínky k fakturám v prodlení

Videonávod: Jak v aplikaci mPOHODA nastavit upomínky?

Dostane-li se váš odběratel do prodlení s platbou za zálohovou fakturu, můžete mu zaslat upomínku úhrady faktury. V aplikaci mPOHODA lze vystavit k neuhrazené faktuře až 3 upomínky, přičemž nastavením upomínek v agendě Nastavení upomínek si firma sama může určit, zda chce pro faktury využívat druhého a třetího upomenutí nebo po vystavení upomínky prvního stupně již rovnou přistupuje k jiným krokům zajištění úhrady splatné pohledávky odběratele.

Upomínání zálohových faktur je volitelné a je třeba jej aktivovat v agendě Nastavení upomínek. Upomínání probíhá stejným způsobem, jako je popsáno v kapitole Upomínky k fakturám v prodlení pro vydané faktury.

Přehled upomínek vystavených k dané faktuře je uveden na záložce Upomínky.

Vystavené upomínky se nesynchronizují do programu POHODA.

7. Synchronizace s programem POHODA

Základní popis synchronizace

• Synchronizace zálohových faktur je obousměrná. Zálohové faktury vytvořené v aplikaci mPOHODA se synchronizují do programu POHODA. Faktura označená v programu POHODA příznakem Synchronizace s mPOHODA se přenese do aplikace mPOHODA.

• Do importu do programu POHODA vstupují všechny zálohové faktury, které mají na detailu dokladu v sekci Podrobnosti nastaven příznak Synchronizovat doklad a jejichž synchronizace dosud neproběhla. Doklady není třeba v aplikaci mPOHODA speciálně označovat pro synchronizaci.

• Do programu POHODA se nesynchronizují upomínky vystavené k neuhrazené faktuře.

• Postup, jak v programu POHODA označit zálohovou fakturu k synchronizaci a jak synchronizaci spustit je uveden v kapitole Provedení synchronizace.

Vlastnosti synchronizace faktur importovaných do programu POHODA

• Číslo účtu se přenese pouze v případě, že bude shodné s jedním ze zavedených čísel účtu v programu POHODA. Pokud je na faktuře použitý účet, který není zaveden v programu POHODA a zároveň není nastaven výchozí účet, nedojde k přenosu faktury.

• Číslo zakázky bude přeneseno a navázáno pouze v případě, že je zakázka v programu POHODA již zavedena.

• Naimportováním vydané faktury obsahující odpočet zálohy z aplikace mPOHODA do programu POHODA dojde k provázání faktury s danou zálohovou fakturu. Vydaná faktura tak kromě skladových či textových položek obsahuje i položku Uhrazená záloha a dochází tím k plnému uplatnění zálohové faktury.

• Z programu POHODA se do aplikace mPOHODA posílá pro již přenesené záznamy zálohových faktur informace o zbývající částce k likvidaci. Dojde-li k úhradě zálohové faktury v programu POHODA, pak se tato informace přenese další synchronizací zpět do aplikace mPOHODA a na jejím základě se u zálohové faktury vytvoří úhrada dorovnávající stav na částku k úhradě evidovanou v programu POHODA.

• V programu POHODA se naimportované zálohové faktuře přiřadí předkontace Nevím. Členění DPH se neuvádí.

• Další podrobnosti o náležitostech naimportované zálohové faktury se dozvíte v nápovědě programu POHODA.

Položky importovaného dokladu v programu POHODA

• Položky zálohové faktury, které byly do ceníku aplikace mPOHODA importovány z programu POHODA se importují s vazbou na sklad. Ostatní položky se importují jako textové.

Vlastnosti synchronizace faktur exportovaných z programu POHODA do aplikace mPOHODA

• Zálohové faktury exportované z programu POHODA do aplikace mPOHODA nelze v aplikaci upravovat - jsou pouze pro čtení.

Faktury určené k synchronizaci doporučujeme vytvářet položkově, zejména pokud je na dokladu aplikován výpočet DPH přes koeficient.

Vlastnosti synchronizace importovaných i exportovaných faktur

• Změny na synchronizovaných, importovaných i exportovaných, zálohových fakturách je třeba provádět v programu POHODA. Provedením synchronizace dat pak dojde k aktualizaci údajů i na straně aplikace mPOHODA.

• Zrušíte-li na straně programu POHODA příznak Synchronizace s mPOHODA nebo zálohovou fakturu odstraníte, dojde při následné synchronizaci dat k jejímu odstranění i v aplikaci mPOHODA, a to včetně navázaného příjmového pokladního dokladu, který již byl importován do programu POHODA.

Zpět na začátek

Stáhněte si program TeamViewer a spojte se s námi přímo.