Synchronizace s programem POHODA

Vzájemnou komunikaci mezi aplikací mPOHODA a programem POHODA lze využít k vytvoření nové firmy v aplikaci mPOHODA a dále pak k přenosu dokladů a dalších záznamů mezi oběma systémy.

Jak při nastavení synchronizace dat správně postupovat se odvíjí od toho, zda v aplikaci mPOHODA je již firma založena, či nikoliv.

• firma je v aplikaci mPOHODA již vytvořena - poté stačí v programu POHODA založit novou firmu, resp. v již vytvořené firmě nastavit komunikaci dle popisu uvedeného v kapitole Provedení synchronizace

  V případě, že synchronizaci dat bude provádět vaše účetní, ověřte si nejprve, zda v aplikaci mPOHODA firmu již nezaložila. Pokud je firma už vytvořena, musí vás do ní účetní pozvat a případně nastavit roli administrátora.

• firma není v aplikaci mPOHODA ještě vytvořena - v tomto případě doporučujeme založit v aplikaci novou firmu prostřednictvím programu POHODA a následně pokračovat v synchronizaci dat způsobem popsaným v kapitole Provedení synchronizace

1. Přehled synchronizovaných záznamů

Typy synchronizace dat

Rozeznáváme tři typy synchronizace, v závislosti na tom, jakým směrem se data přenášejí:

• jednosměrná synchronizace do programu POHODA

  Přenos záznamů probíhá pouze směrem z aplikace mPOHODA do programu POHODA.

• jednosměrná synchronizace do aplikace mPOHODA

  Přenos záznamů probíhá pouze směrem z programu POHODA do aplikace mPOHODA.

• obousměrná synchronizace

  Přenos záznamů probíhá jak směrem z aplikace mPOHODA do programu POHODA, tak také směrem z programu POHODA do aplikace mPOHODA.

  Pro tento typ komunikace je typické, že synchronizovaný záznam nelze na straně aplikace mPOHODA dále editovat - změny je nutné provést v programu POHODA, odkud se přenesou zpět do aplikace mPOHODA. Výjimkou je adresář, který lze i po provedené synchronizaci dat editovat i v aplikaci mPOHODA.

Synchronizované záznamy

V přehledu níže je uveden výčet všech záznamů, které lze synchronizovat. Pod názvem je uveden odkaz na detailní popis provedení synchronizace pro daný typ záznamu.

• Adresář

  • Typ synchronizace: obousměrná

  • V aplikaci mPOHODA se záznam neoznačuje k synchronizaci - automaticky se přenáší všechny nové a změněné adresy.

  • V programu POHODA se záznam označí k synchronizaci povelem Synchronizace s mPOHODA v menu Záznam.

    Povel pro označení záznamu k synchronizaci není přístupný u záznamu typu Kontaktní osoba.

  • Pokud je v programu POHODA v agendě Globální nastavení/mPOHODA zatržena volba Synchronizovat celý adresář, pak není nutné adresní záznamy na straně programu POHODA označovat přes menu Záznam. K přidání příznaku Synchronizace s mPOHODA dojde automaticky při spuštění synchronizace.

  • Adresní záznam lze v aplikaci mPOHODA editovat i po jejím přenosu do programu POHODA. Pokud u stejného záznamu vzniknou změny v aplikaci mPOHODA a zároveň v programu POHODA, mají přednost úpravy provedené v programu POHODA.

• Zásoby a evidenční čísla

  • Typ synchronizace: jednosměrná do aplikace mPOHODA

  • V programu POHODA se zásoba, resp. evidenční číslo označí k synchronizaci povelem Synchronizace s mPOHODA v menu Záznam.

    Pokud je v programu POHODA v agendě Sklady/Sklady příznakem pro synchronizaci dat označen konkrétní sklad, pak není nutné na straně programu POHODA označovat přes menu Záznam jednotlivé zásoby. K přidání příznaku Synchronizace s mPOHODA dojde automaticky při spuštění synchronizace. V případě kompletů a souprav se funkčnost vztahuje i na položky tvořící složenou zásobu, přestože se nacházejí na jiném skladě.

• Prodejní ceny

  • Typ synchronizace: jednosměrná do aplikace mPOHODA

  • V programu POHODA se záznam neoznačuje - vždy se přenášejí všechny prodejní ceny.

  • V aplikaci mPOHODA lze pracovat pouze s prodejními cenami, jejichž platnost není pozastavena.

• Hotovostní pokladny

  • Typ synchronizace: jednosměrná do aplikace mPOHODA

  • V programu POHODA se záznam označí k synchronizaci povelem Synchronizace s mPOHODA v menu Záznam.

• Bankovní účty

  • Typ synchronizace: obousměrná

  • V aplikaci mPOHODA se záznam neoznačuje k synchronizaci - automaticky se přenášejí všechny nesynchronizované bankovní účty.

  • V programu POHODA se záznam označí k synchronizaci povelem Synchronizace s mPOHODA v menu Záznam.

  • U synchronizovaného bankovního účtu nelze některé nastavené údaje na bankovním účtu na straně aplikace mPOHODA editovat.

• Formy úhrady

  • Typ synchronizace: jednosměrná do aplikace mPOHODA

  • V programu POHODA se záznam neoznačuje - vždy se přenášejí všechny formy úhrady.

• Střediska
  Činnosti

  • Typ synchronizace: jednosměrná do aplikace mPOHODA

  • V programu POHODA se záznam neoznačuje - vždy se přenášejí všechna střediska a činnosti.

• Vydané faktury
  Zálohové faktury
  Přijaté objednávky
  Vydané objednávky
  Nabídky vydané
  Výdejky

  • Typ synchronizace: obousměrná

  • V aplikaci mPOHODA se záznam neoznačuje k synchronizaci - automaticky se přenášejí všechny nesynchronizované doklady, které mají na detailu dokladu v sekci Podrobnosti nastaven příznak Synchronizovat doklad.

  • V programu POHODA se záznam označí k synchronizaci povelem Synchronizace s mPOHODA v menu Záznam.

    Povel pro označení záznamu k synchronizaci je přístupný pouze u vydané faktury typu Faktura, zálohové faktury typu Zálohová a Proforma a nevyřízené přijaté objednávky, vydané objednávky, vydané nabídky nebo výdejky.

    Synchronizace faktur typu Opravný doklad je obousměrná v případě, že jsou opravné doklady vytvořeny v aplikaci mPOHODA. Opravné doklady vystavené přímo v programu POHODA se do aplikace mPOHODA nesynchronizují.

    Vydané objednávky lze synchronizovat s programem POHODA, rel. 13802.

  • Po přenesení dokladu synchronizací dat do programu POHODA jej nelze na straně aplikace mPOHODA editovat. Úpravy dokladu je nutné provádět v programu POHODA. Následnou synchronizací dat se pak provedené změny přenesou zpět do aplikace mPOHODA.

  • Na detailu dokladu v sekci Podrobnosti lze nastavením volby Synchronizovat do POHODA ovlivnit, zda bude záznam synchronizací dat přenesen do programu POHODA či nikoliv. Je-li dokladu nastaven příznak Pozastavit, záznam nevstupuje do synchronizace dat dokud mu není opět nastaven příznak Synchronizovat. V hlavním seznamu dokladů je takový záznam označen ikonou . Výchozí stav příznaku lze ovlivnit změnou nastavení v agendě Nastavení dokladů v sekci Synchronizace.

  • Zrušením příznaku Synchronizace s mPOHODA nebo odstraněním dokladu na straně programu POHODA, dojde při následné synchronizaci dat k odstranění záznamu i v aplikaci mPOHODA. V případě faktur včetně navázaného pokladního dokladu, který již byl importován do programu POHODA.

• Daňové doklady
  Přijaté faktury

  • Typ synchronizace: obousměrná do programu POHODA

  • V aplikaci mPOHODA se záznam neoznačuje k synchronizaci - automaticky se přenášejí všechny nesynchronizované doklady, které mají na detailu dokladu v sekci Podrobnosti nastaven příznak Synchronizovat.

  • Synchronizace daňových dokladů a přijatých faktur je obousměrná v případě, že jsou doklady vytvořeny v aplikaci mPOHODA. Daňové doklady a přijaté faktury vystavené přímo v programu POHODA se do aplikace mPOHODA nesynchronizují.

    Úpravy dokladu provedené v programu POHODA se přenášejí zpět do aplikace mPOHODA.

  • Pro synchronizaci daňových dokladů vytvořených v aplikaci mPOHODA je vyžadována verze programu POHODA, rel. 13400 a vyšší. Pro synchronizaci přijatých faktur je vyžadována verze 13500 a vyšší.

• Likvidace faktur
  Likvidace zálohových faktur

  • Typ synchronizace: obousměrná

  • Je-li v agendě Nastavení dokladů aktivní volba Synchronizovat i úhrady bez vazby do programu POHODA, pak se úhrady bez vazby uvedené v aplikaci mPOHODA pošlou do programu POHODA, kde také dojde k likvidaci faktury bez vazby na hradící doklad. V případě, že už byla faktura v programu POHODA uhrazena, nahrazují se úhrady bez vazby uvedené v aplikaci mPOHODA konkrétními likvidacemi zaslanými z programu POHODA.

  • Likvidace faktur se synchronizují s programem POHODA, rel. 13400, resp. jeho nejnovější aktualizací. V případě, že volba v agendě Nastavení dokladů není aktivní nebo je synchronizace prováděna se starší verzí programu POHODA přenášejí se z programu POHODA pouze zbývající částky k úhradě na dokladech.

• Pokladní doklady
  Prodejky

  • Typ synchronizace: jednosměrná do programu POHODA

  • V aplikaci mPOHODA se záznam neoznačuje k synchronizaci - automaticky se přenášejí všechny nesynchronizované doklady, které mají na detailu dokladu v sekci Podrobnosti nastaven příznak Synchronizovat.

  • Úpravy dokladu provedené v programu POHODA se zpět do aplikace mPOHODA nepřenášejí.

  • Nesynchronizují se pokladní doklady, na kterých není uvedena pokladna přenesená z programu POHODA.

  • Pro úspěšné vykonání importu pokladního dokladu do programu POHODA je nutné mít v programu POHODA v agendě Globální nastavení v sekci Platby vypnutou volbu Likvidovat dle členění na střediska, činnosti a zakázky.

  • Pro vytvoření vazby mezi stornovanou a stornovací prodejkou i na straně programu POHODA je nutné synchronizaci dat provádět ve verzi programu POHODA, rel. 13203. Do starších verzí programu POHODA se prodejky importují bez vazeb.

• Číselné řady

  • Typ synchronizace: jednosměrná do programu POHODA

  • V aplikaci mPOHODA se záznam neoznačuje k synchronizaci - automaticky se přenáší všechny číselné řady spadající do účetního období, ve kterém se provádí synchronizace.

  • Do programu POHODA se importují pouze ty číselné řady, které svou platností zasahují do účetního období, ve kterém je synchronizace dat prováděna.

• Globální nastavení

  • Typ synchronizace: jednosměrná do aplikace mPOHODA

  • Z programu POHODA se každou synchronizací dat do aplikace mPOHODA přenášejí tato nastavení:

  • plátcovství DPH

    mPOHODA: agenda Nastavení firmy

    POHODA: agenda Globální nastavení/Daně/DPH

  • upozornění pro pohledávky

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

    POHODA: agenda Globální nastavení/Pohledávky

  • splatnost faktur

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

    POHODA: agenda Globální nastavení/Pohledávky

  • konstantní symbol

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

    program POHODA: agenda Globální nastavení/Pohledávky

  • evidence výrobních čísel, evidence šarží

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

    POHODA: agenda Globální nastavení/Sklady

  • používání středisek, činností a zakázek

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

    POHODA: agenda Globální nastavení/Doklady/Členění

  • tisk QR kódu na faktuře

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

    POHODA: agenda Globální nastavení/Doklady

  • tisk kódu skladové zásoby na tiskových sestavách

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

    POHODA: agenda Globální nastavení/Sklady/Doklady se zásobami

  • elektronická evidence tržeb a datum zahájení evidence

    mPOHODA: agenda Nastavení dokladů

  • pověřenec pro ochranu údajů

    mPOHODA: agenda Nastavení firmy

    POHODA: agenda Globální nastavení/GDPR

2. Provedení synchronizace

Videonávod: Synchronizace dat z programu POHODA

Před prvním spuštěním synchronizace dat je nutné nejprve nastavit komunikaci mezi aplikací mPOHODA a programem POHODA. Při následných synchronizacích opatřete příznakem synchronizace ty záznamy, které chcete přenést a které musí být označeny k synchronizaci. Poté již nic nebrání vlastnímu spuštění synchronizace dat.

Nastavení komunikace s programem POHODA

Pro komunikaci s aplikací mPOHODA stačí v agendě Globální nastavení/mPOHODA zatrhnout volbu Povolit komunikaci.. Synchronizace dat probíhá prostřednictvím identifikační služby Účet POHODA, ke které je nutné se přihlásit prostřednictvím tlačítka Přihlásit.

Kliknutím na tlačítko Přihlásit se otevře webový prohlížeč, kde se přihlásíte k Účtu POHODA. Po úspěšném přihlášení je v poli Účet POHODA v programu POHODA vidět e-mail přihlášeného uživatele.

Pro kontrolu, zda jste údaje zadali správně, zvolte tlačítko Test připojení.

Pro úspěšnou komunikaci je důležité mít zadané stejné IČ u účetní jednotky v programu POHODA a v aplikaci mPOHODA.

Synchronizovat data může pouze administrátor nebo uživatel, který má v programu POHODA zatrženou volbu mPOHODA ve stromu práv Soubor/mPOHODA v agendě Přístupová práva. Tuto volbu má aktivní každý uživatel automaticky, pokud na nově přidané agendy má právo "výchozí" nebo "všechna". Na straně aplikace mPOHODA musí být uživatel administrátorem aplikace a musí mít přidělenou uživatelskou licenci.

V případě, že se v programu POHODA používají přístupová práva nastavená na konkrétní firmu a zároveň se nepoužívá skladové hospodářství, je třeba přesto vytvořit sklad a nastavit právo modifikace všech pro agendy: Prodejky, Výdejky a vybraný sklad.

Označení záznamů k synchronizaci

Videonávod: Jak automaticky označit faktury k synchronizaci do mPohody?

Záznamy určené k přenosu do aplikace mPOHODA označte v programu POHODA prostřednictvím povelu Synchronizace s mPOHODA, který se nachází v menu Záznam. Záznam se označí ikonou synchronizace .

Vybrané záznamy můžete v programu POHODA označit i hromadně pomocí povelu Záznam/Editace/Upravit vše… V zobrazeném dialogovém okně Hromadná úprava záznamů vyberete v poli agendy typ mPOHODA a v poli Hodnota zvolte Ano.

Spuštění synchronizace

Vlastní komunikaci s aplikací mPOHODA spustíte v programu POHODA povelem Soubor/Datová komunikace/mPOHODA… Otevře se průvodce Komunikace s mPOHODA, který Vám nabídne dvě možnosti provedení synchronizace.

• Synchronizovat data od poslední komunikace

  Spustí se přenos, během kterého dojde k přidání nových záznamů a přenesení změn stávajících záznamů, které vznikly od poslední komunikace s aplikací mPOHODA.

• Synchronizovat všechna data

  Při tomto typu přenosu se provede odeslání všech dat určených k sehrávání mezi programem POHODA a aplikací mPOHODA.

  V praxi tak dojde ke kompletnímu přenesení všech záznamů mezi programem POHODA a aplikací mPOHODA. V případě dokladů se do programu POHODA naimportují pouze ty, které ještě nejsou v programu POHODA obsaženy.

  Pokud komunikaci pouštíte poprvé, nebo je účetní jednotka po datové uzávěrce, je přístupná pouze volba Synchronizovat všechna data.

V režimu pobočkového zpracování dat není možné na jednotce typu Pobočka a Klient provádět synchronizaci dat.

Při zadávání dat pomocí aplikace mPOHODA je nutné provést synchronizaci před vystavením daňových přiznání a datovou uzávěrkou.

Výměnu dat mezi programem POHODA a aplikací mPOHODA můžete provádět i automaticky. Tuto funkci využijete v případě, kdy chcete provádět přenos dat mezi aplikacemi pravidelně a v konkrétní dobu. Postačí pomocí parametrů načasovat spuštění programu POHODA, například pomocí naplánované úlohy, která je součástí operačního systému

Úpravou příkazu můžete ovlivnit způsob provedení synchronizace “/mPohoda“ pro rozdílovou synchronizaci, “/mPohoda:f“ pro úplnou synchronizaci.

Více informací k automatické synchronizaci mezi aplikacemi včetně samotných příkladů, jak nastavení provést, naleznete v nápovědě programu POHODA.

Dokončení synchronizace

Po dokončení přenosu se zobrazí přehled s výsledkem importu. Pomocí tlačítka Zobrazit podrobnosti je možné zobrazit přehled záznamů, které byly přeneseny nebo u kterých nedošlo ke správnému importu, s uvedením informace, proč záznam nebyl naimportován.

Podrobný záznam o importu naleznete v programu POHODA také v agendě mPOHODA log, kterou otevřete z nabídky Soubor/Datová komunikace.

V agendě se zobrazí datum a čas importu a jméno uživatele, který import provedl. Na záložce Položky je uveden typ komunikace a agenda, ve které se naimportovaný záznam vytvořil. V poli Poznámka naleznete např. i důvod, proč nebyl záznam naimportován. Naimportovaný záznam je možné otevřít prostřednictvím pravého tlačítka myši a povelem Otevřít.

Importované záznamy jsou v programu POHODA automaticky označené a můžete je jednoduše vybrat pomocí sloupce X. Informace je obsažena také ve sloupci Zdroj dokladu.

Doklady přenesené z aplikace mPOHODA do programu POHODA jsou označeny symbolem . Přenesený záznam nelze v aplikaci mPOHODA upravovat. Odstranit jej lze kliknutím na ikonu a zvolením tlačítka Odstranit v zobrazeném dialogovém okně. Po odstranění synchronizovaného dokladu z aplikace mPOHODA doporučujeme záznam smazat i v programu POHODA.

Synchronizované nedokladové záznamy (např. adresy, položky ceníku apod.) nemají v aplikaci mPOHODA žádný příznak.

Záznam, který nemohl být kvůli nějaké chybě naimportován do programu POHODA, je označen symbolem . Kliknutím na ikonu se zobrazí dialog s uvedením důvodu, který zabránil importu daného dokladu do programu POHODA. Zvolením tlačítka Upravit se zobrazí detail záznamu. Doklad tak můžete editovat nebo vymazat prostřednictvím povelu Smazat umístěným na detailu dokladu.

3. Synchronizace dat na mobilním zařízení

Videonávod: Jak v mobilní aplikaci mPOHODA nastavit automatickou synchronizaci?

Synchronizace dat z mobilní verze s API aplikace mPOHODA se spouští manuálně přes hlavní menu pod názvem firmy, prostřednictvím ikony synchronizace. Některá data z mobilní verze se však s API synchronizují okamžitě, pokud je dané zařízení online – tedy připojeno k internetu. Jedná se například o vytvoření nového dokladu nebo aktualizace dokladu (například: stav úhrady apod.).

V mobilní verzi aplikace lze navíc nastavit automatickou synchronizaci dat pro firmy, které jsou ve variantě mPOHODA Pro .
Automatická synchronizace se nastavuje na stránce Účet, v části Synchronizace, kde je možné zadat časový interval, ve kterém se má synchronizace spouštět. Pokud je zapnuta automatická synchronizace, synchronizace se spustí automaticky při otevření firmy a také při otevření agendy, pokud uplynul nastavený interval, ve kterém se má spouštět synchronizace.

4. Doporučené postupy pro synchronizaci dat

• Nastavení jednotlivých funkcí (výchozí sazby DPH a výpočet DPH, prodejní ceny apod.) mějte shodně zadané v programu POHODA i aplikaci mPOHODA. Na shodu nastavení dbejte i v případě, kdy vám účetnictví v programu POHODA zpracovává externí účetní firma.

• Pracujete-li v mobilní aplikaci mPOHODA se skladovými zásobami importovanými z programu POHODA, doporučujeme Vám při synchronizaci dat dodržovat postup uvedený v FAQ Doporučené postupy pro práci se skladovými zásobami synchronizovanými s mobilní aplikací mPOHODA.

• Checklist pro přelom účetních období, který vám pomůže s kontrolou nastavení firmy, aby byla připravena pro zadávání dokladů v novém účetním roce.

  Videonávod: Jak se připravit na konec roku v aplikaci mPOHODA?

Zpět na začátek

Stáhněte si program TeamViewer a spojte se s námi přímo.